Salaires

La gestion de la paie s'articule autour de la réalisation des bulletins de paie et du traitement des salaires, dans le respect d'un cadre juridique et de certaines obligations légales. Dans le cas contraire, vous vous exposez à des conflits avec l'Administration ou avec vos collaborateurs.

Gestion des salaires : interne ou externe ?

La gestion des salaires va donc être traitée avec soin et précision. Pour ce faire, elle peut être effectuée :

• en interne avec un logiciel de paie ;
• en externe avec l'externalisation de la paie :
  • dans ce cas, la gestion des salaires est confiée à une entreprise spécialisée ;
  • la gestion peut être partielle ou totale, c'est-à-dire une partie traitée en interne et l'autre par le prestataire.

Élaboration du bulletin de salaire

Le service paye va devoir récolter un certain nombre d'informations pour établir le bulletin de paie :

• Il va donc contrôler les heures de travail effectuées ou non par le salarié.
• Il sera aussi chargé :
  • de saisir des écritures sociales ;
  • d'établir la déclaration sociale nominative (DSN) ;
  • mais aussi d'éditer divers documents comme la taxe sur les salaires, la CFE, etc., selon les périodes concernées.
• La gestion de la paie, c'est aussi les demandes de congés, les arrêts maladie, la formation mais également les aspects juridiques et sociaux.

Salaires : le cadre juridique

Le gestionnaire chargé du personnel doit respecter les lois et la réglementation en vigueur relatives au Code du travail, à la convention collective, aux accords de branches et au règlement intérieur.

Obligations relatives au contrat de travail

Avant d'établir un bulletin de paie, il faut d'abord recruter un collaborateur et préparer un contrat de travail. Il faut également accomplir certaines démarches liées à l'embauche du salarié, à savoir :

• la DUE (déclaration unique d'embauche) qui sera transmise à l'URSSAF ;
• la visite médicale d'embauche ;
• l'inscription du collaborateur aux diverses caisses sociales obligatoires.

À la fin du contrat, l'administration du personnel doit préparer différents documents liés à ce dernier, à savoir :

• le certificat de travail ;
• le solde de tout compte si cela s'avère nécessaire ;
• l'attestation Pôle emploi.

Pour ce faire, la gestion de la paie doit être confiée à des collaborateurs compétents et spécialisés en traitement des salaires. Ils peuvent aussi suivre une formation à la paye pour être plus performants.

Mentions indispensables du bulletin de salaire

Pour simplifier le bulletin de salaire, et le rendre plus lisible pour le salarié, le décret n° 2016-190 du 25 février 2016 a instauré la suppression de certains libellés, le regroupement d'autres, et l'ajout de certaines informations. Le bulletin de salaire passe ainsi d'une quarantaine de lignes à une quinzaine.

Les entreprises peuvent utiliser un modèle disponible sur le site du ministère de l'Économie depuis le 1er mars 2016. La nouvelle fiche de paie était obligatoire pour toutes les entreprises de plus de 300 salariés depuis le 1er janvier 2017, elle est devenue obligatoire pour toutes les entreprises le 1er janvier 2018.

La fiche de salaire doit obligatoirement comporter les mentions suivantes (l'ordre et les libellés diffèrent selon le statut cadre ou non-cadre du salarié) :

• l'identité de l'employeur (nom, adresse, SIRET, code APE, ou NAF) ;
• l'identité du salarié (nom, emploi, niveau ou coefficient hiérarchique) ;
• l'intitulé de la convention collective applicable ;
• la période et le nombre d'heures de travail (avec une distinction entre heures au taux normal et heures supplémentaires, ainsi que les taux concernés, avec la mention de la nature et du volume du forfait pour les salariés au forfait) ;
• le montant net imposable des heures supplémentaires et complémentaires exonérées d’impôt sur le revenu ;
• les dates de congés et le montant de l'indemnité de congés payés (s'ils interviennent sur la période concernée par le bulletin de paie) ;
• la rémunération brute ;
• la nature et le montant des « accessoires de salaire » (primes, avantages en nature, frais professionnels, etc.) soumis aux cotisations salariales et patronales ;
• le montant, l'assiette et le taux des cotisations et contributions sociales ;
• la nature et le montant des autres versements et retenues ;
• la rémunération nette ;
• la rémunération nette imposable ;
• la date de paiement du salaire ;
• le montant total versé par l'employeur (rémunération, cotisations et contributions à la charge de l'employeur) ;
• le montant des exonérations et exemptions de cotisations et contributions sociales ;
• la mention de la rubrique dédiée au bulletin de paie sur le site Service-Public.fr : pour plus d'explications sur les différents termes utilisés ;
• la mention indiquant que le bulletin de paie doit être conservé sans limitation de durée ;
• le montant du salaire net avant le prélèvement à la source de l'impôt sur le revenu ;
• l'assiette, le taux et le montant de la retenue à la source.
• le montant des retenues effectuées au titre du prélèvement à la source en cumul annuel ;
• à compter du 1er juillet 2023 : le montant net social.

Concernant le montant net social, les employeurs doivent modifier la composition du bulletin de paie. Cette nouvelle rubrique a pour but d’informer les salariés du montant de leurs revenus pris en compte pour le calcul des prestations telles que le RSA ou la prime d’activité. Cette mention facilite ainsi leurs démarches concernant les ressources à déclarer à la CAF ou à la MSA pour le calcul de leurs droits. Ce montant correspond au revenu net du salarié déduction faite de la totalité des prélèvements sociaux obligatoires. Le modèle de bulletin est fixé par un arrêté du 31 janvier 2023 modifiant un arrêté du 25 février 2016.

Mentions interdites sur le bulletin de salaire

Certaines mentions sont interdites et ne doivent pas figurer sur le bulletin de paie, c'est le cas :

• des absences pour jour de grève ;
• pour un représentant ou délégué du personnel : le temps passé à représenter les collaborateurs.

Remise du bulletin de salaire

Le bulletin de salaire doit être remis au salarié lors du versement de sa rémunération.

Il peut être remis :

• par voie postale ;
• en main propre ;
• sous forme électronique dans des conditions de nature à garantir l'intégrité des données, et à condition qu'il contienne bien toutes les informations obligatoires.

En effet, depuis 2017, l'employeur peut remettre les bulletins de paie sous forme dématérialisée sans avoir obtenu au préalable l'accord du salarié. Il doit cependant respecter un délai de prévenance d'un mois. Le salarié peut toujours s'opposer à cette remise dématérialisée et exiger un bulletin de paie en version papier.

L'employeur doit par ailleurs garantir la disponibilité des bulletins de salaire dématérialisés pendant une durée de 50 ans ou jusqu'aux 73 ans du salarié.