Fiche de paie

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La fiche de paie émise par votre employeur doit respecter un cadre juridique et des obligations légales. Pour élaborer une fiche de paie, il est essentiel de connaître le salaire horaire, mensuel et annuel, cela servira de base pour calculer la paye en déduisant les charges salariales et patronales.

Les composantes principales de la fiche de paie

Sur la fiche de paie, on doit retrouver les parties prenantes comme :

  • l'identification de l'entreprise et celle du salarié ;
  • l'identification du salarié qui reprend le coefficient déterminé par la grille des salaires ;
  • la partie variable comme les primes et avantages divers ;
  • la convention collective applicable à l'entreprise ;
  • les différentes informations sur les congés payés (acquis et restant à prendre), les RTT ;
  • le salaire net à payer et le salaire imposable ;
  • le montant net imposable des heures supplémentaires et complémentaires exonérées d’impôt sur le revenu ;
  • les exonérations, écrêtements et allègements de cotisations ;
  • l'assiette, le taux et le montant de la retenue à la source suite à l'entrée en vigueur du prélèvement à la source au 1er janvier 2019 ;
  • le montant des retenues effectuées au titre du prélèvement à la source en cumul annuel ;
  • la somme qui aurait été versée au salarié en l’absence de retenue à la source ;
  • à compter du 1er juillet 2023 : le montant net social.

Ci-dessous, vous trouverez un modèle de fiche de paie avec les principaux critères à remplir.

La fiche de paie simplifiée

Le bulletin de salaire simplifié obligatoire depuis 2017

Pour simplifier le bulletin de salaire et le rendre plus lisible pour le salarié, le décret n° 2016-190 du 25 février 2016 a instauré la suppression de certains libellés, le regroupement d'autres, et l'ajout de certaines informations. Le bulletin de salaire passe ainsi d'une quarantaine de lignes à une quinzaine.

Les entreprises peuvent utiliser un modèle disponible sur le site du ministère de l'Économie depuis le 1er mars 2016. La nouvelle fiche de paie était obligatoire pour toutes les entreprises de plus de 300 salariés depuis le 1er janvier 2017, elle est devenue obligatoire pour toutes les entreprises le 1er janvier 2018.

Le bulletin de paie doit obligatoirement comporter les mentions suivantes (l'ordre et les libellés diffèrent selon le statut cadre ou non-cadre du salarié) :

  • l'identité de l'employeur (nom, adresse, SIRET, code APE, ou NAF) ;
  • l'identité du salarié (nom, emploi, niveau ou coefficient hiérarchique) ;
  • l'intitulé de la convention collective applicable ;
  • la période et le nombre d'heures de travail (avec une distinction entre heures au taux normal et heures supplémentaires, ainsi que les taux concernés, avec la mention de la nature et du volume du forfait pour les salariés au forfait) ;

Bon à savoir : un salarié peut obtenir des dommages-intérêts de la part de son employeur lorsque l'absence de mention des heures supplémentaires sur ses bulletins de paie l'a empêché de bénéficier des exonérations de cotisations portant sur la rémunération de ces mêmes heures (Cass. soc., 3 octobre 2018, n° 16-24.705).

  • les dates de congés et le montant de l'indemnité de congés payés (s'ils interviennent sur la période concernée par le bulletin de paie) ;
  • la rémunération brute ;
  • la nature et le montant des « accessoires de salaire » (primes, avantages en nature, frais professionnels, etc.) soumis aux cotisations salariales et patronales ;

À noter : la prise en charge financière par l'entreprise des contraventions routières des salariés constitue un avantage en nature. Elle est donc soumise à cotisations sociales (Cass. 2e civ., 14 février 2019, n° 17-28.047).

  • le montant, l'assiette et le taux des cotisations et contributions sociales ;
  • la nature et le montant des autres versements et retenues ;
  • la rémunération nette ;
  • la date de paiement ;
  • le montant total versé par l'employeur (rémunération, cotisations et contributions à la charge de l'employeur) ;
  • le montant des exonérations et exemptions de cotisations et contributions sociales ;
  • la mention de la rubrique dédiée au bulletin de paie sur le site Service-Public.fr : pour plus d'explications sur les différents termes utilisés ;
  • la mention indiquant que le bulletin de paie doit être conservé sans limitation de durée.

La référence à l'organisme auquel l'employeur verse les cotisations sociales est donc supprimée. Les lignes de cotisations de protection sociales sont regroupées selon le risque couvert (santé, chômage, retraite, etc.). Les autres cotisations (patronales) sont regroupées en une seule ligne.

Le coût réel du travail est mis en évidence par la mention du salaire brut, des contributions patronales, mais aussi des exonérations et exemptions de charges financées par l'État. Les indications relatives à l'exercice du droit de grève ou à l'activité de représentation des salariés sont interdites.

Vous trouverez sur le site du ministère de l'Économie deux modèles de fiche de paie pour salariés cadre et non-cadre.

De nouvelles modifications depuis le 13 mai 2018

L'arrêté du 9 mai 2018 a modifié le bulletin de salaire simplifié en 3 temps :

  • Depuis le 13 mai 2018 :
    • instauration d'une nouvelle zone d'information à destination des salariés sur l' « évolution de la rémunération liée à la suppression des cotisations chômage et maladie » ;
    • modification des 2 zones « allègements de cotisations patronales » qui deviennent « exonération de cotisations employeurs » et « allègement de cotisations employeur » ;
    • modification des libellés concernant les contributions CSG et CRDS qui deviennent « CSG déductible de l'impôt sur le revenu » et « CSG/CRDS non déductibles de l'impôt sur le revenu » ;
    • modification de la ligne concernant les cotisations d'allocations familiales « famille sécurité sociale » qui devient « famille ».
  • Depuis le 1er octobre 2018 : modification suite à la suppression de la cotisation chômage.
  • Depuis le 1er janvier 2019 :
    • instauration d'une ligne mentionnant le montant du salaire net avant le prélèvement à la source de l'impôt sur le revenu ;
    • instauration d'une ligne mentionnant l'assiette, le taux et le montant de la retenue à la source ;
    • modification suite à la fusion de l'AGIRC-ARRCO : assiette de cotisation comportant 2 tranches de salaire.

Par ailleurs, à compter du 1er juillet 2023, es employeurs doivent modifier la composition du bulletin de paie en ajoutant la mention du montant net social. Cette nouvelle rubrique a pour but d’informer les salariés du montant de leurs revenus pris en compte pour le calcul des prestations telles que le RSA ou la prime d’activité.

Cette mention facilite ainsi leurs démarches concernant les ressources à déclarer à la CAF ou à la MSA pour le calcul de leurs droits. Ce montant correspond au revenu net du salarié déduction faite de la totalité des prélèvements sociaux obligatoires. Le modèle de bulletin est fixé par un arrêté du 31 janvier 2023 modifiant un arrêté du 25 février 2016.

La remise de la fiche de paie

Le bulletin de salaire doit être remis au salarié lors du versement de sa rémunération.

Il peut être remis :

  • par voie postale ;
  • en main propre ;
  • sous forme électronique dans des conditions de nature à garantir l'intégrité des données, et à condition qu'il contienne bien toutes les informations obligatoires.

En effet, depuis janvier 2017, l'employeur n'a plus besoin de l'accord préalable du salarié pour remettre les bulletins de paie sous forme électronique, sous réserve de respecter un délai de prévenance d'un mois et à condition de garantir la disponibilité des bulletins de salaire dématérialisés pendant une durée de 50 ans ou jusqu'aux 73 ans du salarié.

En revanche, le salarié pourra s'il le souhaite s'opposer à cette remise dématérialisée et exiger un bulletin de paie en version papier.

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