La fiche de paie des salariés peut être dématérialisée sous forme électronique et conservée dans un « coffre-fort électronique » ou « e-coffre ». On parle alors de bulletin de salaire en ligne.
Dans la fiche de paie (papier ou en ligne), on retrouve des informations primordiales comme le salaire horaire, mensuel ou annuel, qui sont indispensables pour calculer une paye.
Bulletin de paie en ligne : principe
Les entreprises utilisent de moins en moins l'édition du bulletin de paie en version papier. Pour ce faire, de nombreuses sociétés et organisations ont fait appel au bulletin de paie en ligne.
Les employeurs émettent des fiches de paie électroniques et les salariés l'impriment via un code d'accès confidentiel ou le consultent via un portail sécurisé.
L'e-bulletin de paie a la même valeur juridique qu'un bulletin de salaire papier. Toutefois, l'entreprise qui envoie le bulletin de salaire par courrier électronique doit :
- s'assurer que ce dernier ne peut pas être modifié par le salarié ;
- demander un accusé de réception électronique ;
- s'assurer des conditions de nature à garantir l'intégrité des données.
À noter : c'est la loi du 12 mai 2009 qui a donné la possibilité de dématérialiser la fiche de paie. La loi Travail du 8 août 2016 a étendu cette possibilité.
Conditions de mise en place de la dématérialisation
Mettre en place le bulletin de paie en ligne dans l'entreprise n'est possible que sous certaines conditions :
- l'employeur doit respecter un délai de prévenance des salariés d'un mois ;
- l'intégrité des données doit être garantie et sécurisée ;
- l'employeur doit garantir la disponibilité des bulletins de salaire dématérialisés pendant une durée de 50 ans ou jusqu'aux 73 ans du salarié ;
- l'employeur doit permettre son accessibilité dans le cadre du compte personnel d’activité (CPA).
Bon à savoir : depuis 2017, l'employeur peut remettre les bulletins de paie sous forme dématérialisée sans avoir obtenu au préalable l'accord du salarié. Le salarié peut toujours s'opposer à cette remise dématérialisée et exiger un bulletin de paie en version papier.
Conservation du bulletin de paie en ligne
Pour conserver les bulletins de paie en ligne, l'employeur et le salarié peuvent faire appel à différentes formules, à savoir :
Par l'employeur
Il existe un service de stockage numérique sécurisé qui peut être proposé par des prestataires spécialisés ou des banques.
- Ces e-coffres-forts sont disponibles de n'importe quel ordinateur relié à Internet. Le coffre-fort électronique est généralement consultable 24 h/24 et 7 j/7 et garantit un archivage des données pendant 50 ans.
- Si vous êtes encore réticent, vous pouvez aussi faire appel à la bonne vieille méthode qui consiste à éditer les bulletins de paie et les conserver sous forme papier.
Bon à savoir : depuis le 1er janvier 2019, les fournisseurs de coffres-forts électroniques doivent informer les utilisateurs sur le type d'espace mis à leur disposition et les conditions d'utilisation associées, les mécanismes techniques utilisés, la politique de confidentialité, l'existence et les modalités de mise en œuvre des garanties de bon fonctionnement (décret n° 2018-418 du 30 mai 2018). Le décret n° 2018-853 du 5 octobre 2018 précise les mesures qui doivent être prises pour garantir la récupération des documents et données stockés. Le professionnel doit notamment s'assurer que la récupération s'effectue de façon complète, intègre, à tout moment, gratuitement et dans un délai raisonnable. Par ailleurs, l'utilisateur doit être informé au moins 3 mois à l'avance de la suspension ou de la fermeture du service.
Par le salarié
Pour accéder à ses bulletins de paie et les conserver, le salarié doit avoir lui aussi un ordinateur connecté à Internet (bureau et/ou domicile). Il peut faire appel à un e-coffre fort comme l'entreprise ou les conserver à son domicile (disque dur, clef USB) ou sous format papier pour l'ancienne méthode.
Important : n'oubliez pas que les bulletins de paie sont essentiels pour le calcul de la retraite. Il faut donc impérativement les conserver.
Bon à savoir : suite à une décision de la Cour de cassation rendue le 8 mars 2023, les employeurs ne peuvent plus invoquer la confidentialité des bulletins de paie pour cacher une inégalité de salaire. Les femmes peuvent désormais exiger de consulter les bulletins de paie, sur une période aussi longue que nécessaire, de leur collègues hommes occupant un poste similaire (Cass. soc., 8 mars 2023, n° 21-12.492).
Avantages du bulletin de paie en ligne
Les avantages sont nombreux pour l'entreprise et le salarié.
Pour l'entreprise
- Vous réalisez des économies car vous n'éditez plus le bulletin de paie en format papier. Vous faites également des économies d'encre et d'affranchissement.
- Vous faites aussi un geste pour l'environnement.
- Les informations sont stockées sur un logiciel qui génère les bulletins de paie, ce qui permet un gain de place pour l'archivage.
- Le bulletin de salaire est disponible via un portail sécurisé avec un login et un mot de passe.
- Les salariés ont accès à leur propre compte et peuvent consulter leurs données personnelles ainsi que leur historique.
Pour le salarié
- Vous pouvez accéder à vos données personnelles 7 j/7 et 24 h/24.
- Il n'y a plus besoin de stocker des bulletins de salaire à votre domicile.
- Les documents sont fiables et ne peuvent pas être falsifiés.
- Le bulletin de salaire est disponible beaucoup plus rapidement.
- Certaines entreprises proposent à leurs salariés de mettre à jour directement les informations via la plate-forme (état civil, changement d'adresse). Ces données sont ensuite enregistrées lors de l'édition des bulletins de paie.
Inconvénients de la dématérialisation
Les administrations exigent toujours une version papier du bulletin de salaire, il est donc nécessaire de l'éditer. En outre, sachant que les systèmes informatiques évoluent constamment, il est plus prudent de conserver des copies sur différents supports (disque dur, cloud, clés USB).
Aussi dans la rubrique :
Éléments du salaire
Sommaire
- Calculer une paie
- Établir une fiche de paie
- Modifier une fiche de paie
- Conserver ses fiches de paie