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Vous devez impérativement garder vos bulletins de salaire, toute votre vie. Ils vous seront utiles en particulier pour vos droits à la retraite. Nous vous conseillons d'en faire aussi des photocopies, à conserver soigneusement.
Pensez aux scans (notamment si vous possédez une imprimante/scanneuse chez vous) : cela vous permettra de stocker ces scans sur votre ordinateur. Vous pourrez même, éventuellement, les dupliquer sur un disque dur externe. Si vous n'avez plus ni les originaux ni les copies, voici quelques conseils.
Perte du bulletin de salaire : demander une copie à l'employeur
Vous pouvez tout d'abord demander des copies de vos bulletins de salaire à votre employeur (ou à vos anciens employeurs) :
- En effet, les employeurs sont tenus de garder un double des bulletins de salaire pendant au moins cinq ans (article L. 3243-4 du Code du travail). L'entreprise peut cependant ne pas respecter cette obligation quand elle utilise les bulletins de paie informatiques. Dans ce cas, elle doit quand même recourir à un moyen de sauvegarde des données.
- Les employeurs doivent avoir une copie des bulletins de salaire sur papier ou sur ordinateur. Toutefois, l'employeur n'est pas obligé de vous remettre une copie d'ancien bulletin de salaire. Mais, il ne doit pas abuser de cette liberté.
- À cet égard, dans le cas où vous lui demandez des copies, précisez bien pourquoi vous n'avez plus vos bulletins de salaire, surtout si c'est une bonne raison (sinistre ayant détruit vos archives, cambriolage, etc).
À défaut d'une copie de vos bulletins de salaire, votre employeur peut éventuellement vous fournir des attestations des périodes travaillées et des salaires perçus.
Bulletin de salaire et électronique
L'entreprise peut remettre le bulletin de salaire au salarié par voie électronique. Depuis 2017, l'employeur n'est plus tenu d'obtenir au préalable l'accord du salarié pour ce faire. Il doit cependant respecter un délai de prévenance d'un mois. Le salarié peut toujours s'opposer à cette remise dématérialisée et exiger un bulletin de paie en version papier.
La fiche de paie numérique doit être remise de façon à garantir l'intégrité des données, et à condition qu'elle contienne bien toutes les informations obligatoires (article R. 3243-2 du Code du travail).
Bon à savoir : de nouvelles modifications du bulletin de salaire sont intervenues en 3 temps : le 13 mai 2018, le 1er octobre 2018 puis le 1er janvier 2019 (arrêté du 9 mai 2018). Ces modifications concernent l'information des salariés sur l'évolution de la rémunération liée à la suppression des cotisations salariales chômage et maladie, la prise en compte du prélèvement à la source et la fusion des régimes Agirc-Arrco.
Si vos bulletins de salaire vous ont été donnés de cette manière, veillez à ne pas effacer vos documents ou envois électroniques. Songez aussi à les dupliquer.
Si vous n'avez plus vos documents électroniques, votre employeur doit pouvoir vous les adresser facilement, puisqu'il lui suffit de vous transmettre des documents informatiques. L'employeur doit garantir la disponibilité des bulletins de salaire dématérialisés pendant une durée de 50 ans ou jusqu'aux 73 ans du salarié. Il existe d'ailleurs des coffres numériques dans lesquels sont stockés les bulletins de salaire électroniques.
Relevé de carrière et données sociales
Vérifiez auprès de votre caisse de retraite qu'il n'y a aucun problème concernant votre relevé de carrière :
- Par ailleurs, les employeurs sont tenus d'adresser chaque année à l'URSSAF la DSN (déclaration sociale nominative) qui a progressivement remplacé la DADS (déclaration annuelle des données sociales).
- Cette DNS doit notamment contenir les informations concernant les salariés de l'entreprise, leurs périodes d'emploi, les cotisations en matière de retraite.
- Dans le cas où vous avez perdu vos bulletins de salaire, demandez à l'URSSAF si votre carrière peut être reconstituée à partir des DADS ou DNS.
Bon à savoir : un arrêté du 7 mars 2019, publié au JO du 26 juillet 2019, précise le contenu de la DSN. Ce contenu s'applique pour les DSN transmises au titre des paies effectuées à compter du 27 juillet 2019.
Perte des bulletins de salaire : penser à sa banque
Si vous avez soigneusement gardé tous vos relevés bancaires, répertoriez tous les virements que vos employeurs ont effectués sur votre compte bancaire. Cela pourra constituer la preuve que vous avez bien perçu des salaires de ces employeurs.
Si vous n'avez plus vos relevés bancaires, demandez à votre banque (et/ou à vos anciennes banques) de vous adresser des copies des relevés des virements que vous avez reçus sur vos comptes. La banque vous facturera ce service.
Si vous pouvez consulter vos relevés de comptes bancaires sur Internet, pensez à faire une capture d'écran des mentions de virements de vos salaires. Éventuellement, imprimez-les et gardez bien les papiers.
Pour aller plus loin :
- Le bulletin de salaire peut être dématérialisé sous forme électronique, il s'agit du bulletin de salaire en ligne.
- Importance du bulletin de salaire en absence de contrat de travail.
- Pour demander à votre banque une copie de relevé de compte, inspirez-vous de notre modèle de lettre.