L’attestation de salaire est un document obligatoire à remplir avec soin lors de l’arrêt de travail d’un salarié. Cela permet à l’Assurance Maladie d’examiner le droit aux indemnités journalières et d’en réaliser le calcul.
Attestation de salaire : une obligation légale
L’employeur est dans l’obligation de remplir une attestation de salaire en cas d’arrêt de travail ou congé de son salarié, et ce, quel qu’en soit le motif (arrêt maladie, maternité, congé paternité, adoption, maladie professionnelle, etc.).
Dans le cas contraire, l’employeur s’expose à des sanctions prononcées par le conseil de prud’hommes. Si le salarié a plusieurs employeurs, chacun d’entre eux devra remplir une attestation de salaire.
Comment remplir l’attestation de salaire ?
L’attestation de salaire doit être remplie dans les plus brefs délais afin que l’Assurance Maladie puisse déterminer si le salarié remplit les conditions requises pour percevoir les indemnités journalières durant son arrêt.
L’employeur doit remplir 5 zones pour que l’Assurance Maladie puisse calculer le montant des indemnités journalières à verser au salarié ou à l’employeur en cas de subrogation.
Dans un premier temps, l’employeur doit cocher la case « maladie », « maternité » ou « paternité » pour indiquer le motif de l’arrêt de travail.
Zones 1 et 2
- Zone 1 : coordonnées de l’employeur avec le numéro SIRET.
- Zone 2 : coordonnées de l’assuré, y compris le numéro de sécurité sociale et la catégorie professionnelle.
Zone 3 : pour étudier les droits
Cette zone comprend :
- motif de l’arrêt ;
- date du dernier jour de travail ;
- date de reprise de travail : en cas de non reprise de travail, cochez la case « non reprise à de jour » ;
- la reprise à temps partiel : cette case est à cocher, si le médecin a prescrit pour le salarié la reprise du travail à temps partiel pour motif thérapeutique.
Si le salarié exerce une activité en continu :
- soit vous mentionnez le montant des cotisations salariales acquittées et calculées sur les rémunérations qu’il a touchées au cours des six derniers mois civils précédant la date de début de son congé ;
- soit vous cochez la case « plus de 200 h » si les 200 heures de travail ont bien été réalisées au cours des trois mois civils (ou 90 jours consécutifs) précédant la date de début du congé.
En cas d’activité discontinue exercée par le salarié :
- mentionnez le montant de ses cotisations salariales acquittées au titre de l’Assurance Maladie et calculées sur les rémunérations perçues au cours des douze mois civils (ou 365 jours consécutifs) précédant la date de début de son congé ;
- ou cochez la case « plus de 800 h » si les 800 h de travail ont bien été réalisées au cours des douze mois civils (ou des 365 jours consécutifs) précédant la date de début du congé.
Zone 3 bis : salaire de référence
Ce sont la période et les salaires de référence qui déterminent le calcul de l’indemnité journalière :
- La période de référence :
- pour un salarié, il faut prendre en compte les trois derniers salaires ;
- pour les professions à caractère discontinu, il faut prendre en compte les douze derniers salaires.
- Les salaires de référence :
- Ils sont inclus dans la période de référence. Ils correspondent aux salaires bruts avant cotisations (salaires soumis aux cotisations légales, réglementaires, conventionnelles et à la CSG).
- La case « salaire rétabli » est à remplir si le salarié n’a pas travaillé trois mois consécutifs dans la société. Cette case ne doit pas être remplie, en cas d’absence non autorisée du salarié ou de contrat de travail à temps partiel.
Zone 4 : attestation sur l’honneur
En cas de congé maternité, paternité ou adoption, le salarié doit signer une attestation sur l’honneur.
Zone 5 : demande de subrogation
L’employeur peut demander la subrogation et percevoir les indemnités journalières à la place du salarié. Le salaire de ce dernier sera donc maintenu. Pour ce faire :
- En bas du formulaire, complétez le cadre « demande de subrogation en cas de maintien de salaire » et indiquez les dates de début et de fin de la période pendant laquelle vous demandez la subrogation.
- Toutefois, ne mentionnez pas la date de fin d’arrêt de travail ou de congé, mais bien la date de fin de la période pendant laquelle peut s’appliquer le maintien du salaire et la subrogation, même si la durée de l’arrêt de travail ou du congé ne couvre pas toute la période.
- Pensez à joindre un RIB ou un RIP lors de la première demande de subrogation.
Les indemnités journalières dues au salarié seront directement versées à l’employeur par l’Assurance Maladie (tous les 14 jours, à terme échu et sans aucune formalité).
Comment transmettre l’attestation de salaire ?
Une fois que l’employeur a rempli, daté et signé l’attestation de salaire, celle-ci peut être envoyée à l’Assurance Maladie du salarié par courrier ou par Internet par le site net-entreprises.
Lors de la reprise du travail du salarié, l’employeur devra remplir une nouvelle attestation de salaire pour indiquer la date de reprise effective du travail du salarié.
La déclaration sociale nominative (DSN)
Depuis le 1er janvier 2017, pour la majorité des entreprises, la déclaration sociale nominative remplace un certain nombre de déclarations, dont l’attestation de salaire.
Les données suivantes sont donc réunies en une seule déclaration mensuelle effectuée le 5 ou le 15 du mois selon les cas :
- attestation de salaire pour le versement des indemnités journalières maladie, accident du travail, maternité, paternité pour la CNAM et la MSA ;
- déclaration mensuelle de mouvements de main d’œuvre (DMMO) ;
- déclaration de radiation d’un salarié pour les contrats de groupes complémentaires ou supplémentaires ;
- attestation employeur Pôle emploi ;
- déclaration unifiée de cotisations sociales (DUCS) ;
- relevé mensuel de mission des employeurs de travail temporaire.
La déclaration sociale nominative est obligatoire pour les entreprises, selon le montant des cotisations sociales déclarées à l’URSSAF (régime général) ou à la MSA (régime agricole), aux échéances suivantes :
- depuis le 1er mai 2015 pour les entreprises qui ont déclaré en 2013 plus de 2 millions d’euros de cotisations sociales ou plus de 1 million d’euros lorsqu’elles ont recours à un tiers déclarant qui déclare (tous clients confondus) plus de 10 millions d’euros ;
- depuis le 1er juillet 2016 pour les entreprises ou les tiers déclarants qui ont déclaré au titre de l’année 2014 un montant de cotisations sociales égal ou supérieur à 50 000 € pour les employeurs réalisant les déclarations ou 10 000 000 € (tous clients confondus) pour les tiers déclarants mandatés ;
- depuis le 1er janvier 2017 pour toutes les entreprises, exception faite des entreprises du régime agricole qui ont déclaré au titre de l’année 2014 un montant de cotisations sociales inférieur à 3 000 € ;
- depuis le 1er avril 2017 pour toutes les entreprises.