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Si vous êtes chargé de l’établissement de la paie au sein de votre entreprise, il est possible que vous ayez un jour à modifier une fiche de paie.
La modification du bulletin de paie peut être demandée par l'employeur qui décide de verser une somme qu’il a omis de payer au salarié (ou qui souhaite au contraire récupérer une somme versée par erreur). Elle peut également résulter d’une décision du juge du conseil de prud’hommes.
Voici comment modifier une fiche de paie.
1. Déterminez la période de paie à laquelle rattacher la modification
Déterminer la période de paie à laquelle rattacher la modification a pour but de savoir quel taux et quel plafond de la sécurité sociale appliquer à la somme ajoutée ou retirée.
Il peut en effet s'agir, selon les situations :
- de ceux de la période durant laquelle vous versez ou retirez la somme en paie ;
- de ceux de la période durant laquelle vous auriez dû verser ou non la somme ;
- de ceux de la dernière période d’emploi du salarié.
Procédez différemment selon que le contrat de travail est en cours d’exécution ou qu’il a été rompu.
Si le contrat de travail est en cours d'exécution
Si vous rattrapez une erreur de paie en cours d’exécution du contrat de travail, le régime applicable à la modification est celui de la date de votre modification, même si l’erreur est liée à une période de paie antérieure.
Exemple : vous vous apercevez en avril 2019 que vous avez oublié de verser à un salarié une prime de Noël qui aurait due être versée en décembre 2018. Rattachez le rappel de salaire à la paie d’avril 2019.
Bon à savoir : les rappels de salaire constituent des revenus différés qui n'entrent pas dans le champ du prélèvement à la source. Ils n'ouvrent pas droit au bénéfice du crédit d'impôt de modernisation du recouvrement (CIMR) en 2019. Ils doivent être déclarés dans la déclaration des revenus de l'année pendant laquelle ils ont été perçus (rép. min., n° 13747, JOAN du 30 avril 2019).
Si le contrat de travail a été rompu
Suite à la loi 2016-1827 du 23 décembre 2016, le régime à retenir est différent selon les dates de la période d'emploi, on distingue :
- les modifications liées aux périodes d’emploi antérieures au 1er janvier 2018 ;
- celles liées à des périodes d’emploi postérieures au 31 décembre 2017.
Modification liée à une période antérieure au 1er janvier 2018
Pour les modifications liées à une période d'emploi antérieure au 1er janvier 2018, le principe est que l’employeur doit appliquer le régime de la période lors de laquelle intervient la modification (versement ou retrait de la somme).
Exemple : pour un rappel de salaire lié à septembre 2016 mais versé en février 2017 après la rupture du contrat, retenez le régime applicable à février 2017.
L’administration prévoit cependant des tolérances à ce principe. Vous pouvez choisir d’opter pour le calcul le plus favorable dans votre cas, dans le cadre par exemple d'un impact sur le montant des cotisations à verser sur un rappel de salaire.
Ainsi, quand la modification est décidée par l’employeur, l’administration admet que la modification soit rattachée à la dernière période d’emploi.
Exemple : le contrat de travail a pris fin en décembre 2016. Pour un rappel de salaire lié à avril 2015 que vous versez en juillet 2017, vous pouvez appliquer le régime de décembre 2016.
Quand la modification est imposée par le juge, l’administration admet que la modification soit rattachée à la période à laquelle les sommes auraient dues être versées.
Exemple : le contrat de travail a pris fin en décembre 2016. Si le juge ordonne un rappel de salaire lié à avril 2015 que vous versez en juillet 2017, vous pouvez appliquer le régime d’avril 2015.
Modification liée à une période postérieure au 31 décembre 2017
Pour toutes les modifications afférentes à des périodes d'emploi postérieures au 31 décembre 2017 avec un effet sur la rémunération après la rupture du contrat de travail, le régime applicable à la modification est celui de la dernière période de travail.
Exemple : le contrat de travail prend fin en septembre 2019. Pour un rappel de salaire lié à avril 2018 que vous versez en juillet 2020, appliquez le régime de septembre 2019.
2. Appliquez les cotisations sociales de la période déterminée pour modifier une fiche de paie
Calculez les charges sociales applicables selon le régime retenu dans l’étape 1.
Si vous procédez à un rappel de salaire, appliquez les cotisations sociales à la somme avec le taux du régime retenu. Rendez-vous sur le site de l’Urssaf pour y trouver les taux applicables à l’année en cours.
Pour les taux des années précédentes, retrouvez les taux que vous aviez appliqué dans l’entreprise pendant ces années grâce à votre ancienne documentation ou en reprenant les anciens bulletins de paie.
Certaines cotisations sont plafonnées. C’est-à-dire qu’au-delà du plafond de la sécurité sociale, les rémunérations ne sont plus prises en compte pour leur calcul. Ici, vous devez prendre en compte le plafond de la sécurité sociale de l’année du régime retenu. Rendez-vous sur le site de l’Urssaf pour y trouver une liste des plafonds de la sécurité sociale de l’année en cours et des 3 années précédentes.
3. Intégrez les modifications dans le bulletin de paie
Le bulletin de paie a une valeur d’information pour le salarié au moment de la paie. Vous devez le tenir informé de la rectification du bulletin de paie.
Il n’existe pas de formalités sur la façon de modifier le bulletin de paie. Vous pouvez choisir de reprendre chaque bulletin de paie comportant une erreur. Mais vous pouvez aussi décider de rectifier plusieurs mois d’erreur de paie sur un seul document.
Si votre logiciel de paie vous permet toujours d’accéder aux bulletins de paie à corriger, vous pouvez directement apporter vos modifications grâce à celui-ci. À défaut, rédigez vous-même un nouveau bulletin de paie comprenant les modifications avec un logiciel de traitement de texte.
Transmettez ensuite ce document au salarié ou à l’ancien salarié par courrier simple.
Important : dans tous les cas, faites apparaître clairement la modification que vous avez apportée sur le bulletin. Créez à cet effet une nouvelle ligne sur le bulletin de paie nommée par exemple « rectification », « rappel de salaire » ou « retenue sur salaire ».