Il existe trois principales options de gestion de paie :
- l’externalisation de la paie auprès d’un spécialiste ;
- la gestion en interne en achetant un logiciel de paie ;
- une solution intermédiaire, la paye en ligne via Internet.
Externalisation de la paie : définition
L’entreprise confie à un prestataire spécialisé et extérieur à l’entreprise, l’intégralité de la gestion de sa paie pour ne plus se soucier de l’émission des bulletins de paie et des différentes formalités, comme :
- les déclarations sociales ;
- la gestion des contrats de travail ;
- la formation ou autres.
De ce fait, la société se décharge du traitement des salaires et transmet régulièrement les éléments de paie de chaque employé en y incluant les parties variables au prestataire. Ce dernier prend en charge les formalités déclaratives, administratives et l’édition des bulletins de paie.
Pourquoi externaliser la paie ?
Le choix de faire appel à l’externalisation de la paie peut avoir plusieurs raisons :
- la structure et la taille de l’entreprise ;
- l’absence de personne compétente ou n’ayant pas l’expertise nécessaire à la gestion de la paie ;
- le coût de l’externalisation qui peut s’avérer avantageux.
Fonctionnement de l’externalisation de la paie
Vous ne vous occupez de rien : un prestataire externe assure à votre place la gestion de paie des salariés avec les données que vous lui transmettez tous les mois.
C’est très simple :
- Vous communiquez chaque mois vos variables par mail ou par fax (nombre de jours de vacances, changement de salaires, absences justifiée au non, nombre de tickets restaurant, évolution tarif carte orange…).
- Puis votre prestataire en externalisation de paie vous envoie sous 24 à 48 h vos différents éléments de paie par courrier, par coursier ou par mail sous format PDF.
- Vous n’avez plus qu’à les imprimer et procéder au paiement par virement ou chèque.
Le prestataire prend en charge les différentes formalités, déclarations et calculs de charges :
- Les bulletin de paie et livres de paie.
- Les déclarations sociales à toutes les caisses (DUCS).
- L’état résumé des cotisations et des réductions, les états relatifs au départ d’un salarié (solde de tout compte, certificat de travail, attestation pôle emploi, à la maladie, accident de travail et maternité, les écritures comptables, les états des virements et les états de fin d’année.
- Les déclarations Urssaf, Pôle emploi (ex Assedic), taxe apprentissage, formation…
Prix de l’externalisation de la paie
Externaliser la paie peut être une solution économique, notamment si vous avez moins de 25 salariés.
En effet, 25 bulletins à 20€ = 500 € par mois, c’est moins que ce que vous coûterait un salarié, même à temps partiel pour faire la paie.
Le prix par bulletin est inférieur pour une solution en ASP (paye en ligne), mais il convient d’ajouter :
- les coûts des déclarations complémentaires ;
- et surtout le coût de l’assistance dont vous aurez besoin lors pour gérer les cas complexes : arrêt maladie, etc..
| Prix | |
|---|---|
| Investissement initial | Aucun* |
| Mise à jour/ Abonnement | Aucun |
| Formation / paramétrage | Aucun |
| Assistance juridique et sociale | Incluse |
| Coût par bulletin et déclarations |
|
*Généralement gratuit. Entre 200 et 400 € dans certains cas.
Avantages de l’externalisation de la paie
Les avantages de l’externalisation sont indéniables.
Des paies systématiquement bonnes et à l’heure
En effet :
- Les risques d’erreurs disparaissent totalement ou presque ! L’externalisation de la paie inclut une veille de la législation liée à la paie.
- Les prestataires respectent les délais en évitant ainsi les retards vis-à-vis des organismes sociaux qui débouchent souvent sur de lourdes pénalités et optimisent les charges sociales.
- Vous ne dépendez pas d’un salarié qui risque de retarder votre paie s’il part en congé ou tombe en arrêt maladie.
Une solution pas nécessairement plus chère
Dans bien des cas, elle revient même moins cher que si vous le faites en interne, et ce pour 2 raisons :
- Gain de temps : le temps passé par un de vos salariés qui ne serait pas spécialisé dans la paie risque d’être important et peut finalement coûter cher.
- Réduction du risque d’erreurs : les erreurs coûtent cher (oubli de déductions, économies de charge, déclarations tardives engendrant des pénalités..).
De plus, le prestataire engage sa responsabilité en cas d’erreurs suite aux contrôles URSSAF.
Aller au plus important
L’externalisation de la paie :
- vous permet de recentrer vos moyens sur des activités à plus forte valeur ajoutée ;
- libère du temps pour gérer la formation, les entretiens, les relations sociales, etc.
Externalisation de la paie : 2 types de prestataires
Vous pouvez externaliser votre paie auprès :
- De votre expert comptable :
- Attention : tous les experts comptables n’assurent pas la gestion de la paie.
- Les compétences sont variées : votre comptable doit disposer d’une personne expérimentée en gestion de paie et qui se tient au courant de l’évolution de la législation.
- D’une société spécialisée en gestion de paie :
- Certaines sociétés se sont spécialisées dans la gestion de paie externalisée.
- Elles n’assureront pas votre comptabilité.
- L’avantage : vous êtes sûr que votre paie sera parfaite et que vous ne raterez pas les dernières exonérations de charges. En effet, ces sociétés suivent de très près l’évolution de la législation.