Il existe trois principales options de gestion de paie :
- choisir la paie en ligne nommée aussi « gestion de paie en ASP » via Internet ;
- le faire en interne en achetant un logiciel de paie ;
- ou au contraire l’externalisation de la paie.
Fonctionnement de la paye en ligne
La gestion de la paie via Internet est un système d’externalisation partielle de la paie qui consiste à faire appel à une plate-forme web pour saisir des informations liées au traitement des salaires.
Principe de la paye en ligne
La gestion de paie en ligne, ou ASP (Application Service Provider), vous permet, via une connexion Internet, d’accéder aux données de chaque employé et d’effectuer les opérations de saisie :
- Vous vous connectez et saisissez les informations sur une interface qui vous est dédiée.
- Le prestataire traite vos données et vous éditez vous-même les fiches de paie (et autres documents).
- La maintenance et l’adaptation à la législation relative à la paie sont entièrement réalisées par le prestataire ASP.
En somme, vous n’avez pas besoin d’acheter un logiciel, celui-ci est remplacé par l’interface web que vous payez à l’utilisation.
Toutes les informations concernant votre gestion de la paie sont disponibles, via la plate-forme en ligne, 24 h/24, 7J/7. Vous pouvez donc les consulter quand bon vous semble ou selon vos besoins.
Données prises en compte
Des données variables relatives à la paie des salariés sont donc saisies, comme :
- le nombre d’heures travaillées ;
- les heures supplémentaires ;
- les primes ;
- les congés payés pris ou restant à prendre…
Ces différents éléments sont récupérés par un prestataire spécialisé ou par un expert comptable. Il prend en charge les bulletins de salaire et les renvoie à l’entreprise concernée.
Toutes les déclarations sociales, fiscales, les contrats de travail, le droit à la formation ou autres concernant la gestion de la paie peuvent être effectués par le prestataire ou l’expert comptable.
Paye en ligne : une solution hybride
On peut considérer que l’ASP est une solution intermédiaire entre faire votre compta en interne avec un logiciel et l’externalisation totale :
- La solution ASP est similaire à l’option logiciel, car, dans les 2 cas, c’est l’un de vos salariés qui saisit les données de la paie.
- Mais la paye en ligne a aussi des similitudes avec l’externalisation car vous bénéficiez d’un support et d’une assistance juridique de la part du prestataire.
Prix de la gestion de paie en ligne
Ce système de paye en ligne est plus adapté aux PME. Il est moins onéreux qu’une paie externalisée en totalité et cela reste une solution fiable et sécurisée.
| Coût | |
|---|---|
| Investissement initial | Aucun |
| Mise à jour/ Abonnement | Entre 300 et 800 € par an. |
| Formation / paramétrage | Paramétrage de votre compte nécessaire : 100 à 500 € + formation de votre équipe (plusieurs centaines d’euros, selon le nombre de personnes à former). |
| Assistance juridique et sociale | Tarifée à l’heure. |
| Coût par bulletin et déclarations |
|
Avantages de la gestion de paie en ligne
La gestion de la paie en ASP présente tout d’abord les avantages d’une gestion de paie en interne :
- Vous gérez en autonomie sans dépendre de qui que ce soit.
- Vous avez accès à vos données 24h sur 24 et 7J/7.
- Rapidité de la transmission des éléments liés à la paye.
- Sécurité et efficacité : un expert se charge des parties techniques, juridiques, complexes.
De la même façon qu’un logiciel de paie, la paye en ligne ou la solution en ASP vous offre des mises à jour régulières qui prennent en compte l’évolution de la législation.
Par rapport à l’achat d’un logiciel, la solution en ASP présente les avantages suivants :
- Aucun investissement initial, vous n’avez pas de logiciel à acquérir.
- Vous payez chaque mois en fonction du nombre de fiches de paie : le coût évolue donc en fonction de la croissance de votre entreprise.
- Flexible : si un jour vous changez d’avis et souhaitez externaliser la paie, ce sera simple. Le prestataire extérieur pourra utiliser votre abonnement en ASP et conserver tout l’historique des données.
- Sauvegarde de toutes vos données : aucun risque qu’elles ne soient perdues.
L’accès à des experts via une hotline :
- Cette option est proposée par la plupart des prestataires de gestion de paie en ASP.
- Elle peut être inclue dans votre abonnement ou au contraire facturée selon l’utilisation.
- Excellente solution : vous n’êtes plus seul !
Inconvénients de la paie en ligne
Pas de miracle, pour que les bulletins de paie sortent chaque mois, il faut que l’un de vos salariés saisisse les informations :
- Ce n’est bien sûr pas un travail à temps plein (sauf pour les grandes entreprises), mais cela prend tout de même du temps. Inutile toutefois d’être un expert en gestion de paie, c’est assez simple, notamment pour les bulletins de paie.
- Cependant, attention, dès que cela se complique un peu (arrêt maladie, embauches, contrats spécifiques..), votre salarié n’aura probablement pas les compétences requises et vous devrez utiliser l’assistance de votre prestataire… ce qui peut vite revenir cher !
- Enfin, vous et vous seul restez responsable des infos saisies : en cas de redressement Urssaf, vous ne pourrez vous en prendre qu’à vous-même !
Quel prestataire pour la paie en ligne ?
La gestion de la paie en ASP a le vent en poupe, il existe de nombreux prestataires qui se font concurrence ce qui améliore le service rendu aux entreprises.
Il est important de bien comparer les services inclus dans la proposition de votre prestataire : attention aux coûts cachés !