Sa première fiche de paie, on voudrait l'encadrer. La 263e, on se demande où on va bien pouvoir la mettre. Comme pour la plupart des documents officiels qui commencent à s'entasser, la question de savoir combien de temps les conserver finit par se poser.
Pourquoi conserver ses bulletins de salaires ?
Vous pouvez avoir besoin de vos fiches de paie tout au long de votre vie, notamment en cas :
- de demande de crédit ;
- de location immobilière ;
- de déclaration d'impôts.
Il est donc essentiel de conserver ses fiches de paie, récentes comme anciennes. En effet, vous en aurez besoin pour faire valoir vos droits au chômage et à la retraite, c'est d'ailleurs mentionné sur celles-ci : « pour faire valoir vos droits, veuillez conserver ce bulletin sans limite de durée ».
Bon à savoir : il convient de conserver tous vos bulletins de salaire, y compris ceux des stages et des petits boulots que vous avez pu faire tout au long de votre vie.
Combien de temps conserver ses bulletins de paie ?
Votre employeur est tenu de conserver vos fiches de paie pendant 5 ans. Mais il est fortement recommandé de conserver soi-même ses bulletins de salaire à vie pour toutes les raisons énoncées plus haut.
Bon à savoir : suite à une décision de la Cour de cassation rendue le 8 mars 2023, les employeurs ne peuvent plus invoquer la confidentialité des bulletins de paie pour cacher une inégalité de salaire. Les femmes peuvent désormais exiger de consulter les bulletins de paie, sur une période aussi longue que nécessaire, de leur collègues hommes occupant un poste similaire (Cass. soc., 8 mars 2023, n° 21-12.492).
Conserver ses bulletins de salaire à l'abri
Format papier et format numérique
Il est donc important de conserver vos fiches de paie au même endroit, classées dans une pochette ou un classeur. Mais comme personne n'est à l'abri d'une inondation, d'un incendie ou d'un cambriolage, mieux vaut également les scanner et les conserver dans votre ordinateur, disque dur externe ou dans votre boîte mail, au cas où il devrait arriver quelque chose à votre ordinateur.
Utiliser un coffre-fort numérique
Il s'agit d'une solution simple et sécurisée pour conserver ses archives. Le principe est simple : tous les documents (factures, fiches de paie, etc.) que vous recevez numériquement sont automatiquement archivés en double dans votre coffre-fort.
Depuis 2017, l'employeur doit garantir la disponibilité des bulletins de salaire dématérialisés pendant une durée de 50 ans ou jusqu'aux 73 ans du salarié. L'employeur n'est par ailleurs plus tenu d'obtenir l'accord préalable du salarié en cas de transmission numérique. Il doit cependant respecter un délai de prévenance d'un mois. Le salarié peut toujours s'opposer à cette remise dématérialisée et exiger un bulletin de paie « version papier ».
Bon à savoir : depuis le 1er janvier 2019, les fournisseurs de coffres-forts électroniques doivent informer les utilisateurs sur le type d'espace mis à leur disposition et les conditions d'utilisation associées, les mécanismes techniques utilisés, la politique de confidentialité, l'existence et les modalités de mise en œuvre des garanties de bon fonctionnement (décret n° 2018-418 du 30 mai 2018). Le décret n° 2018-853 du 5 octobre 2018 a précisé les mesures qui doivent être prises pour garantir la récupération des documents et données stockés. Le professionnel doit notamment s'assurer que la récupération s'effectue de façon complète, intègre, à tout moment, gratuitement et dans un délai raisonnable. Par ailleurs, l'utilisateur doit être informé au moins 3 mois à l'avance de la suspension ou de la fermeture du service.
Pour aller plus loin :
- En savoir plus sur la manière dont vous pouvez stocker des documents en ligne de manière sécurisée, grâce au coffre-fort numérique.
- Absence de contrat de travail : importance du bulletin de salaire.
- 9 façons simples de compléter vos revenus.